Rechnungswesen für Trainer & Labore
Rechnungen aus dem Leistungskatalog, Serien für Abos, Mahnwesen, Gutscheine, Kontoauszug-Abgleich und Belege in einem System – verbunden mit Buchung und Athletenprofil.
Stand: 2026-11-09 · Redaktion: Alex Unger MSc. & Thomas Tichler BSc., Ausdauerzentrum Marchtrenk
Wofür der Baustein da ist
Rechnungen in einem Programm, Abos in einer Tabelle, Mahnungen per Hand, Belege im Schuhkarton: Das kostet Zeit und lässt offene Posten liegen. Das Rechnungswesen erzeugt Rechnungen aus dem Leistungskatalog, verschickt Serienrechnungen selbst, erinnert über einen Mahnlauf und markiert Zahlungen nach dem Kontoauszug-Abgleich als bezahlt. Der Rechnungskunde entsteht automatisch mit dem Athleten.
Rechnungen und Gutschriften
Eine neue Rechnung entsteht aus dem Leistungskatalog mit Live-Summe und Rabatt, mit GiroCode-QR zum Bezahlen per Banking-App, als PDF und per Mail. Stornieren erzeugt automatisch eine Gutschrift mit eigener Nummer – das Original bleibt erhalten. So bleiben die Nummernkreise sauber.
Serien für Abos
Rechnungsserien von monatlich bis jährlich werden automatisch erzeugt und verschickt – etwa für Coaching-Abos. Ein Fehler in einer Serie hält den Lauf der anderen nicht an.
Mahnwesen
Offene Posten sind nach Alter sortiert. Der automatische Mahnlauf erinnert in Stufen; die Ankündigung eines Inkassos bleibt bewusst ein manueller Schritt.
Gutscheine, Bank und Belege
Gutscheine führen Restwert und Einlösehistorie. Der Kontoauszug-Abgleich per CSV ordnet Zahlungen zu. Belege kommen per Foto mit automatischem Auslesen dazu, die Jahresübersicht folgt dem Kassaprinzip, und ein Export geht an die Steuerberatung. Mit Google-Drive-Anbindung liegen Rechnungen und Gutschriften zusätzlich im Ordner des Kunden.
Verbunden mit Buchung und Athletenprofil
Mit jedem Athleten entsteht automatisch der Rechnungskunde; Firmen und Vereine sind eigene Kunden. Im Athletenprofil zeigt ein Rechnungs-Panel, was bezahlt und was offen ist, und im eigenen Login sehen Kunden ihre Rechnungen. Wer über das Buchungssystem bucht, ist damit schon als Kunde angelegt; die Zeiterfassung zeigt, welche Termine noch keine Rechnung haben.
Zeiterfassung und Fahrtenbuch
Die Zeiterfassung übernimmt gebuchte Termine und Google-Kalender-Einträge, stellt sie den ausgestellten Rechnungen gegenüber und zeigt in einer Prüfliste Kundentermine ohne Rechnung – rein intern, sie löst nie selbst eine Rechnung aus. Das Fahrtenbuch berechnet Strecken, übernimmt den Kilometerstand vom letzten Eintrag und prüft auf Lücken.
So läuft es ab
1. Kunde: Mit jedem Athleten entsteht automatisch der Rechnungskunde; Firmen und Vereine sind eigene Kunden. 2. Rechnung erstellen: Positionen aus dem Leistungskatalog, Live-Summe und Rabatt; PDF mit GiroCode-QR zum Bezahlen per Banking-App. 3. Versenden: Per Mail an den Kunden; im eigenen Login sieht er seine Rechnungen. 4. Serien: Abos laufen als Rechnungsserie von monatlich bis jährlich und werden automatisch erzeugt und verschickt. 5. Zahlung zuordnen: Kontoauszug als CSV laden – Zahlungen werden den offenen Rechnungen zugeordnet. 6. Mahnen: Offene Posten nach Alter, Mahnlauf in Stufen; die Ankündigung eines Inkassos bleibt ein manueller Schritt. 7. Stornieren: Statt zu löschen entsteht eine Gutschrift mit eigener Nummer, die Originalrechnung bleibt erhalten. 8. Belege und Export: Belege per Foto mit automatischem Auslesen, Jahresübersicht nach Kassaprinzip, Export für die Steuerberatung.
Beispiel-Auswertung
Rechnung als PDF, erzeugt mit der echten PDF-Funktion – Kunde, Nummer und Positionen sind fiktiv. Storno als Gutschrift mit eigener Nummer und Verweis auf die Rechnung. Fiktiver Kunde „Max Beispiel“, fiktive Nummern und Beträge – kein Preis und keine echte Rechnung.
Funktionen: Rechnungen
Aus dem Leistungskatalog mit Live-Summe und Rabatt · GiroCode-QR, PDF und Mail · Storno erzeugt Gutschrift mit eigener Nummer
Funktionen: Automatik
Serienrechnungen monatlich bis jährlich · Mahnlauf in Stufen, Inkasso-Ankündigung nur manuell · Kontoauszug-Abgleich per CSV
Funktionen: Verwaltung
Gutscheine mit Restwert und Einlösehistorie · Belege per Foto mit Auslesen, Jahresübersicht nach Kassaprinzip, Export · Zeiterfassung mit Prüfliste „Termine ohne Rechnung“, Fahrtenbuch
Für wen
Trainer mit Abos: Monatliche Coaching-Rechnungen ohne Handarbeit. Labore & Praxen: Rechnung aus derselben Leistung wie die Buchung. Vereine & Firmenkunden: Rechnungen an Firmen und Vereine als eigene Kunden.
Kombinierbar mit
Buchungssystem & Termine: Wer bucht, ist automatisch als Kunde angelegt. Coaching-App & Betreuung: Athleten sehen ihre Rechnungen im eigenen Login. Leistungsdiagnostik-Suite: Test und Rechnung beim selben Athleten.
Mehr dazu: Buchungssystem für Labor, Praxis & Trainer mit Geräteplanung · Coaching-App für Trainer: Chat, Check-in & Ergebnisse · Leistungsdiagnostik-Software für Laktat, Spiro & BIA
Grenzen und Hinweise
Der Baustein ersetzt keine Steuerberatung; der Export ist für die Übergabe an die Steuerberatung gedacht.
Preis
Preis auf Anfrage · modular lizenzierbar. Demo-Anfrage über das Kontaktformular.
Offene Posten auf einen Blick: Nachbau mit fiktiven Kunden und Beträgen – keine Kundendaten. (Beispiel mit fiktiven Daten)
Häufige Fragen
Kann man eine Rechnung löschen?
Nein, sie wird storniert. Das erzeugt automatisch eine Gutschrift mit eigener Nummer; das Original bleibt erhalten.
Laufen Abo-Rechnungen automatisch?
Ja. Rechnungsserien von monatlich bis jährlich werden automatisch erzeugt und verschickt.
Wie kommen Zahlungen ins System?
Über den Kontoauszug-Abgleich per CSV-Datei der Bank; zugeordnete Zahlungen werden als bezahlt markiert.
Was kostet der Baustein „Rechnungswesen“?
Preis auf Anfrage. Die Bausteine sind modular lizenzierbar – der Umfang richtet sich danach, welche Bausteine ihr kombiniert, wie viele Personen damit arbeiten und welche Daten übernommen werden. Schreibt uns über das Kontaktformular, wir melden uns mit einem Vorschlag und einem Termin für eine Live-Demo.
Passend dazu
Ausdauerzentrum Österreich · Goethestraße 12, 4614 Marchtrenk (Oberösterreich, zwischen Linz und Wels) · Tel. +43 664 3064677 (Alex Unger MSc.) · +43 660 4332133 (Thomas Tichler BSc.) · office@ausdauerzentrum.at · Termin buchen: https://www.ausdauerzentrum.at/buchen